Stempeln nach Scan

Guten Morgen,
ich möchte alle eingescannten Dokumente über eine Regel mit einem Stempel einer Bates Nummer versehen. Dazu habe ich einen Stempel angelegt sowie eine Regel erzeugt die die eingescannten Dokumente ( der Scanner scannt direkt in den Ordner INBOX ) bearbeiten soll. Führe ich die Regel manuell aus, arbeitet alles wie gewünscht, legt der Scanner ein neues Dokument in die INBOX, reagiert die Regel leider nicht.

Ich habe schon diverse Punkte unter “folgende Aktion ausführen” durchprobiert, aber leider ohne Erfolg. Wo ist mein Denkfehler, oder kann der Stempel nicht über eine Aktion ausgelöst werden?

Grüße Detlev.

Wenn die Aktionen Nach Scan ausgeführt werden (anstatt Nach Erstellung) sollte es klappen.

Interessante Sache.
Darf ich fragen, warum Du die eingescannten Dokumente mit dieser Batesnummer versiehst?

Hi,

ich habe die Regel nun auf “nach Import” umgestellt. Ich nutze bislang nicht die Scan-Funktion aus dem Import-Dialog. Mein Scanner arbeitet losgelöst von Devonthink und kopiert sein Scan-Ergebnis in die INBOX

Nun funktioniert es, danke für die Unterstützung. Es werden aber nicht alle Dokumente mit einer Nummer versehen, bei 10 Scans wurden zwei Dokumente nicht nummeriert. Bisher kann ich aber keine regelmässigkeit erkennen, ich werde es weiter beobachten

Grüße Detlev

Hallo Ulli,

Deine Frage beantworte ich gerne. Seit dem ich angefangen habe mit DevonThink meine Dokumente zu organisieren habe ich aufgehört jedes Original-Dokument, welches es Wert ist aufgehoben zu werden, in einen Papierordner nach Thema zu sortieren.
Allerdings werfe ich die Original auch nicht weg, da sie ja aufgehoben werden sollen,

Statt dessen wandern nun alle gescannten Dokumenten chronologisch nach dem Scan-Datum sortiert in einen Jahresordner. Um es bei Bedarf schneller aufzufinden, soll jedes gescannte Dokument eine Nummer zugeordnet bekommen.

Grüße Detlev.

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Wurden alle Dokumente auf demselben Weg importiert?

Hallo Detlev,
verstehe, danke für die Erklärung!
Ich habe, als ich mit dem Umstieg auf das Papierlose Büro angefangen habe, auf jedes Dokument einen Stempel mit einem Numerator gesetzt, und dann eingescannt. Irgendwann bei 40.000 konnte ich das Geräusch des Stempels nicht mehr ertragen… :slight_smile:
Seitdem nutze ich auf den Archivboxen, in denen ich meine Originale verstaue den Dateinamen, der sich bei mir aus dem Datum und der Uhrzeit des Scans zusammensetzt. Wirklich zufrieden bin ich damit allerdings auch nicht, da ich so die Dateien nicht einfach umbenennen kann. Es gibt zwar eine Aliasfunktion in DT3, aber ich habe noch keine Möglichkeit gefunden, den Dateinamen dort automatisch rein zu schreiben.

Die Methode, wie Du sie nutzt, scheint mir da gegenüber meiner eigenen einige Vorteile zu besitzen. Ich werde mir das also mal genauer ansehen.
Danke für die Erklärung!!

Kann man die Regel so anpassen, dass es nur Scans (bei mir über ScanSnap) erfasst, nicht aber Importe z.B. über den Sorter oder über die Inbox im Finder etc.?
Für diese Dokumente gibt es ja in aller Regel kein Original, dass abgelegt werden kann?

Ja. Der scanner kann einen Dokumentenstapel verarbeiten, scannt dann Dokument für Dokument und legt es nach jedem Dokument als PDF-File in die INBOX von DevonThink.
In diesem Fall waren es 10 Dokumente, die ersten zwei wurden mit 181,182 gestempelt, das dritte erhielt keinen Stempel, das 4 bekam die 184 und alle restlichen die fortlaufende Nummer.
Erkannt wurde somit schon, das 10 Dokumente verarbeitet wurden
Grüße Detlev.

Hi Ulli,
mein scanner nennt die Dokumente img<datum>_<uhrzeit>.pdf. Somit habe ich die Regel mit einem Filter versehen, der nur auf PDF’s die mit img202* beginnen reagiert. In acht Jahren werde ich mich wahrscheinlich fragen, warum es nicht mehr funktioniert :slight_smile:
Grüße Detlev

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Hi, ich konnte das Problem, so glaube ich, etwas eingrenzen. Wie schon vorher erwähnt wurde die Bates-Nummer hochgezählt, obwohl sie nicht auf dem Dokument angezeigt wurde. Ich habe nun manuell ( nicht über die intelligente Regel ) ein paar Dokumente mit der Bates Nummer gestempelt. Bei einigen Dokumenten trat wieder der Effekt auf, dass die Bates Nummer nicht angezeigt wurde.
Eine Suche nach der Bates-Nummer brachte aber das gestempelte Dokument zum Vorschein, nun auch mit der Bates Nummer. Ich habe noch ein paar weitere Tests durchgeführt, ein Wechsel zwischen den Dokumenten aktualisierte die Anzeige nicht, ein Öffnen des gestempelten Dokuments ebenfalls nicht.

Grüße Detlev