Warum lernt DTPO nicht dazu

Auf gut Deutsch. Ich müsste die Dateien in den Eingang der SB legen? Das muss man wissen…

Genau, nach dem Verschieben in die passende Datenbank müsste es klappen.

Guten Morgen, wir haben darüber schon im Oktober 2017 geschrieben (Stichwort: Workflow mit Hazel und automatische Einordnung in die DEVONthink-Datenbank https://discourse.devontechnologies.com/t/automator-in-verbindung-mit-devonthink/22964/18?u=abwehrchefvc)

Gestern habe ich mir die Beta-Version der 3er-Version installiert (sehr schön, das freut mich ungemein). Ist das auch schon in dieser Beta-Version umgesetzt? Und wenn ja wo und wie? In der Zusammenfassung zur 3er-Version ist zumindest mal ein Hinweis darauf zu erkennen. Unter den Scripten oder OCR habe ich leider nichts gefunden.

Ich freue mich schon auf die weiteren Entdeckungen.

Noch eine Frage zu den anderen Apps: funktionieren diese (DEVONagent, DEVONsphere) und auch der Sync über WebDAV nach DTTG auch weiterhin mit der 3er-Version oder ist dort etwas zu beachten?

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Alle Apps sind kompatibel zu DEVONthink 3. Die neue Version unterstützt auch datenbank-übergreifendes Einordnen sowie intelligente Regeln ähnlich Hazel, s. Seitenleiste. Ansonsten müssten Sie mir helfen mit einem konkreten Hinweis, was genau gesucht wird :slight_smile:

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was genau meinen Sie mit dem Hinweis auf die Seitenleiste?

Ich suche die Lösung, wie ich in der neuen Version das Einordnen und die intelligenten Regeln finde und einrichten kann, um eingescannte PDF´s umzubenennen und zu verschieben (ähnlich Hazel) bzw. wie in Link beschrieben?

Es scheitert schon an der Tatsache, dass ScanSnap offensichtlich nach dem Scan kein OCR durchführt, der Scan landet im Globalen Eingang. Und der nachträgliche OCR ist anscheinend limitiert, da ich für heute kein OCR mehr durchführen kann :roll_eyes:
Und wenn ich in die intelligente Sammlung „Heute" gehe sind genau 7 PDF´s, die jetzt OCR haben

S. “Intelligente Regeln” in der linken Seitenleiste des Hauptfensters. Neue Regeln können u.a. über das Kontextmenü oder über den “+” - Knopf am unteren Fensterrand angelegt werden.

Ist denn die Option, automatisch OCR durchzuführen, unter Einstellungen > OCR aktiviert?

Das ist die normale tägliche Trial-Einschränkung wie bisher auch.

“Intelligente Regeln” in der linken Seitenleiste des Hauptfensters. Neue Regeln können u.a. über das Kontextmenü oder über den “+” - Knopf am unteren Fensterrand angelegt werden

OK, gefunden, besten Dank. Wie kann ich denn das richtige Datum der PDF (also das aufgedruckte aus dem OCR) ausgelesen, damit ich dieses für die Umbenennung verwenden kann?
Mit Dokumentendatum geht das zwar, DT hat aber das aufgedruckte Fälligkeitsdatum genommen und nicht das Erstellungsdatum? (In Hazel kann ich dafür angeben, ob ich z.B. das 1. oder 2. von vorne oder hinter nutzen möchte)

Hier noch ein kleiner Verbesserungsvorschlag: Wenn ich die Datums-Felder einsetze, schließt sich jedes Mal die Maske und für das nächste Feld fange ich wieder neu an. Besser wäre hier sicherlich eine OK-Button einzufügen, wenn die Feldeingabe abgeschlossen ist

Ist denn die Option, automatisch OCR durchzuführen, unter Einstellungen > OCR aktiviert?

ist unter „Eintreffende Scans" auf „durchsuchbare PDF" eingestellt

habe die 2er-Version direkt gekauft :stuck_out_tongue_winking_eye: Bei welchem Wert liegt denn die Einschränkung?

Das ist bisher nicht möglich. Falls Sie ein entsprechendes Dokument an cgrunenberg - at - devon-technologies.com schicken könnten, schauen wir einmal, ob sich das verbessern lässt.

D.h. es schließt sich das Fenster zum Bearbeiten der intelligenten Regel? Wie genau haben Sie denn das Feld eingefügt?

Da habe ich mich nicht ganz korrekt ausgedrückt. Das Feld zum Hinzufügen der Platzhalter schließt sich nach jedem Hinzufügen. Also erstmal wieder Rechts-Klick → Platzhalter →
Dokumentendatum → Feld auswählen.
Effektiver finde ich es, wenn ich den ganzen String bei geöffnetem Dialog anlegen kann, um dann auf ok zu klicken

Datei ist unterwegs

Im Augenblick ist dies ein normales Kontextmenü, oft sollte aber eines der vordefinierten 4 Daten genügen. Wie genau sieht denn bei Ihnen die gewünschte Ausgabe aus?

OK, ich habe das sortierbare Datumsfeld übersehen - damit haben Sie natürlich dann Recht, dass eins davon genügt :innocent::grin:

Ich vermute mal, dass „Einordnen" dann intelligent wegsortiert, wenn der Ordner vorhanden ist? So wie bei „zugehörig"?

D.h. die Funktion Daten > Einordnen oder die Aktion “Einordnen” von intelligenten Regeln? Beides hängt wie bisher von der Struktur der Datenbank ab (z.B. welche Gruppen enthalten welche Daten), nur dass jetzt alle geöffneten Datenbanken verwendet werden. Hier werden z.B. damit Emails mit sehr hoher Zuverlässigkeit wegsortiert.

ah, ok ich verstehe. Hört sich schon mal gut an.

wird es eigentlich auch - wie im Blog geschrieben - Hinweise, Anleitungen o.ä. zu diesen Funktionen bzw. den intelligenten Regeln geben?
Denn das ist ja doch schon etwas komplexer.

Ich habe z.B. eine Datenbank Ablage für mein papierlose Büro. Darin habe ich eine gewisse Ordnerstruktur nach Jahre und innerhalb dieser Jahre noch die verschiedenen Unterordner (Banken, Diverses A - Diverses Z, Auto etc.).
Nach der Umbenennung der Datei (z.B. die von der VBG, die ich gerade gemailt habe) sollte dann ich das Jahr 2019-Diverse V einsortiert werden.

Das bekäme man mit der Aktion einordnen hin? Denn mit „verschieben in" einen Ordner müsste ich die Regeln ja immer wieder anpacken :thinking:
Das sollte das System bestenfalls ja alleine erkennen

Wenn die Gruppen bereits existieren und ähnliche Dokumente enthalten, dann sollte es eigentlich klappen. Aber von sich aus legt Einordnen keine neuen Gruppen an.

das ist auf jeden Fall eine neue und sehr spannenden Neuerung, auf die ich schon ganz gespannt gewesen bin.
Mal sehen, wie sich das dann auf den Workflow auswirkt bzw. wo die Grenzen sind und dadurch noch einige Dinge über den bisherigen Weg gelöst werden müssen

Das ist ein großer Schritt in die richtige Richtung. Allerdings sind mir die Befehls-Optionen, insbesondere die Trigger zum Auslösen einer Aktion nicht völlig klar. Gibt es dazu eine Doku?

Bisher nur die integrierte Hilfe.

Wann verbessert sich denn das automatische Einsortieren wieder? Aktuell habe ich 500 Dokumente (ja, sie sind mit OCR bearbeitet) die nicht richtig eingeordnet werden. Zwar werden Vorschläge gemacht, es werden aber nichtmal Rechnungen richtig erkannt. In Devonthink 2 hat alles problemlos funktioniert.
Die Dokumente wurden wie bisher mit ScanSnap eingescannt, mit OCR behandelt und in Devonthink übertragen.

In Version 3 unterstützt dies nun alle geöffneten Datenbanken, nicht nur die aktuelle. Zumindest bei unsereren Versuchen waren die Ergebnisse auch korrekt, d.h. falls Sie irgendwelche Beispieldokumente an cgrunenberg - at - devon-technologies.com schicken könnten, wäre das hilfreich.